الأربعاء، 11 مايو، 2005

صندوق البريد فارغ الآن

أخيراً استطعت التعامل مع البريد الإلكتروني، قبل أشهر كنت سأكتب موضوعاً بعنوان: أنا أكره البريد الإلكتروني! لأنني في ذلك الوقت لم أستطع التعامل معه وقد كانت الرسائل تزداد وكل رسالة تحتاج إلى قرار ما، وللأسف أتأخر في الرد على معظمها، وهذا ما جعلني أغلق النموذج البريدي، أنا لا أحب أن يتأخر شخص ما في الرد على رسالتي، وبالتالي يجب ألا أتأخر أنا أيضاً في الرد على رسائل الآخرين.

في الأسابيع الأخيرة كنت أقضي معظم وقتي في قراءة كل ما يتعلق بالإنتاجية وتطوير الذات، كنت أتصفح موقع [Del.icio.us](http://del.icio.us) وبالتحديد تصنيف [gtd](http://del.icio.us/tag/gtd) و[lifehacks](http://del.icio.us/tag/lifehacks) وأقرأ الكثير من المقالات التي تندرج ضمن هذان التصنيفان، gtd هي اختصار Getting Things Done وهذه الجملة هي في الأصل [عنوان كتاب](http://www.davidco.com/productDetail.php?id=30&IDoption=22) ذاع صيته بين مواقع المدونات الأجنبية التي تهتم بالإنتاجية، مثل موقع [43 مجلد](http://www.43folders.com/) و[Lifehacker](http://www.lifehacker.com/).

لم أشتري الكتاب بعد، وربما لن أشتريه أبداً لأنني قرأت من المقالات حول الكتاب ما جعلني أفهم أفكاره الأساسية، وهو كتاب عملي واقعي، يقوم على أساس أن الإنسان إذا كان لديه التزام ما تجاه أي شيء سيخزن عقله هذا الالتزام ويذكره به في أوقات متفرقة، ومع ازدياد الالتزامات سواء في العائلية أو غيرها يزداد تشوش الشخص ويزداد الضغط عليه نتيجة الأعمال المتراكمة.

الكتاب يطرح حلاً عملياً سهلاً، بعد أن فهمته من قراءة المقالات المتفرقة التي تتحدث عن الكتاب سألت نفسي: لم غابت هذه الفكرة عني؟ ليست فكرة خارقة ولا يدعي الكتاب أنها كذلك أو أنها ستغير حياتك، بل المؤلف يؤكد أن الحل لا يناسب الجميع، كل ما عليك فعله أو أن تقرر ماذا __ستفعل__ تجاه التزاماتك المتعددة، ثم تدون هذه الأفعال (actions) في قوائم مختلفة ويبقى عليك أن تختار الوقت المناسب لتنفيذها، هذا النظام لا يضمن أنك ستنجز هذه الأشياء، بل يساعدك على تفريغ عقلك من هموم الإلتزامات ووضعها في الورق أو في ملف إلكتروني.

ما علاقة كل هذا بالبريد الإلكتروني؟ قمت بتنظيم برنامج [البريد الإلكتروني](http://www.mozilla.org/products/thunderbird/) بأسلوب كتاب GTD، ففي البداية قمت بإنشاء مجلدات فرعية بهذه الأسماء:

* Actions: للرسائل التي تحتاج إلى رد.
* Read_later: للقوائم البريدية أو كل رسالة تحتاج إلى قراءة فقط.
* Reference: لحفظ الرسائل المهمة.
* SaveForNow: لحفظ الرسائل مؤقتاً.

عندما تصلني الرسائل في الصباح يقوم ثندربيرد بنقل كل الرسائل التافهة إلى سلة المحذوفات ويقوم بحذفها عندما أغلق البرنامج، وبالمناسبة لا تصلني الكثير من هذه الرسائل وسأشرح السبب في مقالة لاحقة، ثم أقوم أنا بقراءة كل رسالة وأقرر ماذا يجب أن __أفعل__ تجاه كل رسالة، فإما أن أحذفها، وإن كانت تحتاج إلى رد قصير يمكن كتابته في أقل من خمس دقائق أرد عليها فوراً، وإن كانت تتطلب وقتاً أطول أو أن أنجز شيئاً ما قبل الرد عليها أنقلها لمجلد Actions، إن كانت تحتاج لقراءة أنقلها لمجلد Read_later، وهكذا أصنف الرسائل ولا أبقي شيئاً في صندوق inbox، الآن أنا أعرف ماذا يجب أن أفعل تجاه كل الرسائل، وفي الغالب أرد على أي رسالة في نفس اليوم أو في اليوم التالي على الأكثر.

في السابق كانت الرسائل تتراكم في صندوق inbox وكان منظرها يجعلني أغلق البرنامج دون أن أرد عليها، الآن كل شيء واضح، هذا هو الفرق، فرق صغير في التنظيم أحدث فرقاً كبيراً في الإنتاجية بالنسبة لي، فكرة كتاب GTD تقوم على هذا الأساس، هناك صناديق كثيرة في حياتنا، البريد الإلكتروني، البريد العادي، المكالمات الهاتفية، التزامات في العمل وأخرى في المنزل أو تجاه الأسرة، ومشاريع شخصية، لا بد من تصنيف كل هذه الالتزامات ثم توزيعها على قوائم لتنفيذها، يجب ألا تترك عقلك يفكر في كل شيء، أكتب ما يجب عليك فعله فهذا يريحك من التفكير في التزاماتك ويجعلك تفكر أكثر في كيفية تنفيذ هذه الالتزمات.